De case

Binnen de Jaarbeurs was er behoefte aan gedegen invulling van een zwangerschapsverlof. Mede door een goede klik en de hoge mate van vertrouwen vanuit de Jaarbeurs konden wij een plek warm houden èn in korte tijd extra waarde creëren op het gebied van samenwerking en operationeel sturen.

De situatie

Het team bestond uit vier verschillende sub-teams. Zij acteerden apart van elkaar en met weinig onderlinge samenhang. Terwijl die in de lijn van het werk er wel degelijk was. Om pieken op te kunnen vangen binnen deze sub-teams was het belangrijk om de samenwerking te versterken. Om bijvoorbeeld onderling capaciteit in te zetten, op drukke momenten of tijdens pauzes, was het ook nodig dat deze teams intrinsiek wilden gaan samenwerken en het niet voelde als het oppakken van andermans werk.

Daarnaast was er ruimte voor verbetering bij het operationeel sturen. De organisatie werd op gevoel gestuurd, KPI’s waren schaars, niet expliciet of werden niet gemeten. Dit zorgde ervoor dat er ruimte voor verbetering werd gevonden die uit eerder beschikbare data niet duidelijk naar voren was gekomen.

Onze aanpak

Met een goede portie ‘fun’ lieten we de medewerkers zelf meewerken aan alle verbeteringen om hen te laten zien dat er ook een hoop lol in zit. Een voorbeeld hiervan is het traditionele Quality Monitoring waarbij we a.d.h.v. een bingorad koppels maakten die elke week samen aan de kwaliteit gingen werken. Ook bouwden we samen een capaciteitsmodel dat echt aansloot bij de manier van werken en wel de juiste inzichten gaf om piekmomenten beter op te kunnen vangen.

Omdat onze bijdrage van korte duur zou zijn, en we duurzame verbeteringen wilden neerzetten, betrokken we de medewerkers zoveel mogelijk overal bij. Niets is er doorheen geduwd. We hebben juist de behoeften van de medewerkers zelf aangesproken, zodat zij ook na ons vertrek gemotiveerd bleven. Deze beweging hebben we gelukkig goed kunnen borgen in de overdracht en de Jaarbeurs was goed in staat om op deze voet verder te gaan.

De uitdagingen

• Tijdelijke ondersteuning nodig i.v.m. verlof
• Gebrek aan sturing op cijfers
• Weinig onderlinge samenwerking
• Overcapaciteit om piekbelasting op te vangen