6 handige tips “to make it happen in 2022”!

Voor mij is jaarplannen opstellen altijd een van de leukste momenten van het jaar. Waarom?
Een jaarplan stel je samen op, oftewel voor mij is dat altijd een intensieve fase van veel contact met mijn managers en medewerkers. Een tijd van veel gesprekken voeren, luisteren, doorvragen en samen kiezen. Tijdens het bepalen van de jaarplandoelstellingen kan ik letterlijk altijd de energie binnen het team voelen stijgen. De “yes we can do it-energie!” Om vervolgens de release-energie in te gaan, waarbij de eerste concrete initiatieven al op tafel komen hoe we de doelen kunnen gaan behalen. Heerlijk toch? Samen bouwen!

6 tips voor het opstellen van je jaarplan

  1. Doe het samen!
  2. Begin daarom ruim op tijd. Plan je totstandkoming van je jaarplan zorgvuldig. Met wie ga ik wanneer in gesprek? Wanneer ligt er een eerste draft? Bij welke stakeholders wil ik deze eerste draft toetsen? En houd er rekening mee dat de lagen na jou ook nog voldoende tijd hebben om dit proces te doorlopen.
  3. Ontwikkel voordat je gaat praten eerst een sterk veranderverhaal, mocht dat er nog niet zijn. Waarom gaan we hierover in gesprek met welke ambitie/ welk verlangen? Wat is de change die we willen realiseren komend jaar en op welke onderwerpen?
  4. Formuleer alleen ontwikkeldoelstellingen. Een jaarplan is eigenlijk niets anders dan een ontwikkelverhaal/plan voor je organisatie. Dat betekent ook dat je ontwikkeldoelstellingen formuleert. Tenslotte wil je beweging en groei, nietwaar? Ik zie nog te veel organisaties standaard normen als doelstelling opnemen in het jaarplan. Dat kan, maar ben je bewust van het feit dat die al gehaald worden en geen verandering of ontwikkeling te weeg zullen brengen.
  5. Iedereen binnen de organisatie een klant(belevings)doelstelling en een cultuurwaarden doelstelling. Uit eigen ervaring maar ook uit onderzoek is gebleken dat medewerkers allemaal een bijdrage willen leveren aan “blije klanten”. En dat organisaties waar alle medewerkers een klantdoelstelling hebben (financieel) succesvoller zijn. Ja dus ook de managers en medewerkers van bijvoorbeeld de finance afdeling of juridische afdeling nemen een doelstelling op met betrekking tot de klantambities. In je veranderverhaal wat je onder punt 3 hebt opgesteld, neem je dit mee. Laat je verrassen hoe inventief jouw stafafdelingen zijn als het gaat om de bijdrage die zij kunnen leveren aan het optimaliseren van jouw klanttevredenheid. Je cultuurwaarden zijn je route naar succes, vergeet dus ook niet hier een doelstelling over op te nemen. Je kan kiezen voor een organisatie ambitie of je laat ieder team en/ of medewerker vrij in zijn keuze. Een voorbeeld: uit je medewerkertevredenheidsonderzoek is naar voren gekomen dat men ervaart dat samenwerken met andere afdelingen moeizaam verloopt. Een van jullie cultuurwaarden is samenwerken. In je veranderverhaal vertel je eerst waarom samenwerken zo belangrijk is om de klantbelofte te realiseren. Vervolgens geef je aan dat uit het medewerkertevredenhiedsonderzoek is gebleken dat dit nog onvoldoende goed lukt en dat we daarom samen gaan werken aan deze doelstelling. Als derde punt, dat je van eenieder vraagt om met zijn team te kijken hoe we de samenwerking kunnen verbeteren en de vertaalslag te maken naar concrete doelstellingen en initiatieven.
  6. Maximaal 5 doelstellingen…… Breng focus aan in je jaarplan. Hierdoor kan iedereen zonder documenten onthouden wat er van hem of haar wordt verwacht en dat zorgt voor een betere kwaliteit en voor versnelling.

Maar wat als….

Bespreek ook welke 2 doelstellingen altijd behaald moeten worden. Welke ambities mogen nooit sneuvelen als er bijvoorbeeld tegenvallende omzet is, of er extra besparingen gerealiseerd moeten worden. Maak deze keuzes met elkaar vooraf en niet op het moment dat het “crisis” is want dan is er vaak geen ruimte, tijd en creativiteit om hier uitgebreid bij stil te staan. Terwijl het kwalitatief goed voeren van dit gesprek cruciaal is.

Heel veel plezier met het opstellen van je jaarplan en het bedenken van je bijbehorende doelen. Leg de focus op je veranderverhaal want zelden wordt iemand door een handvol getallen op andere gedachten gebracht!

Heb je behoefte aan ondersteuning bij het opstellen van je servicestrategie of jaarplannen, neem gerust contact met ons op. Wij staan voor je klaar!